Модули

Клиентский модуль

Клиентский модуль – это ядро системы. Здесь хранится вся информация о клиенте. Здесь она добавляется и редактируется. Отсюда данные клиента поступают в другие модули.

Если вы слышали о системах CRM, то это она и есть. Главная составляющая всех систем CRM - клиентская карточка, в которой собраны все основные данные о клиенте - не только его контактные данные, ссылки на сайт и адреса электронных почт, но и история контактов, заказов, обещаний, оплат и долгов, списки договоров и других документов, история посещений объекта вашими работниками и выполненных работ, и так далее. В общем - клиентская карточка - это основа того, что так клиенты любят, когда, при контакте, сразу менеджер видит не только адрес клиента и имя с отчеством, но и оставшиеся невыполненные работы и сразу может сказать, на какой стадии эти работы находятся.

Клиентский модуль содержит:

• Каталог клиентов с функцией поиска/сортировки
• Карточка клиента. Здесь отображаются данные разных модулей, относящиеся к данному клиенту:
  • весь денежный оборот с клиентом,
  • все связанные структурные единицы,
  • все строки автогенератора счетов клиента,
  • все посещения в объектах клиента вашими сотрудниками, сгруппированны по дате, месяцам и годам,
  • все документы связанные с клиентом.
• Профиль клиента. Редактор информации о клиенте, в том числе:
  • названия
  • реквизиты предприятия
  • банковские реквизиты клиента
  • контактная информация
    • контактные лица
    • контактные телефоны
    • адреса электронной почты
    • адреса сайтов
  • отрасль деятельности
  • комментарии и специальные настройки
• Прямой выход в модуль счетов для работы со счетами только этого клиента.
• Галерея клиентских файлов – специальная подсистема для удобного хранения фотографий и других файлов, которые могут пригодиться для работы с клиентом. Галереи группируются по структурным подразделениям.

В списке функций можно видеть, что в карточке клиента можно не только в одном месте видеть всю основную информацию и сводку по "надёжности" и аккуратности платежей, но и имеется прямой доступ на необходимые функции для работы с клиентом, например, список документов (договора, соглашения, акты итд) и прямой доступ к ним. Другими словами, вам не придётся заставлять клиента ждать на телефоне, пока вы найдёте нужный договор по разным папкам, серверам или даже компьютерам. Вы сразу сможете видеть список услуг, по которым регулярно выставляются счета, и вам не придётся искать этот список в разных договорах и приложениях.

Модуль поиска клиента разработан для работы с базой многих тысяч клиентов. Поиск клиента производится не только по названию фирмы, а по всем значимым полям, например, название компании, адрес, контактное лицо, телефон, адрес эл. почты итд.

Модуль работы с клиентами был разработан таким образом, чтобы каждый сотрудник не терял время в бесплодных поисках нужной информации.

Мы старались написать свою систему CRM в такой мере и функциональностью, насколько это реально необходимо для Латвийского бизнеса, а не просто скопировать готовое решение с открытым кодом, назвать каким-нибудь громким названием и пытаться продать, даже не понимая, как это работает и для чего эту программу кто-то создавал.

Доверьте свою компанию специалистам, которые в этом бизнесе работают уже с 2006 года.

Контактная форма ниже.

Финансовый модуль

Автоматизация управления финансами. Регистр счетов. Управление денежными потоками. Дебиторы и кредиторы. Шаблоны для счетов.

SYS7 – это не только автоматизация делопроизводства и бухгалтерского учёта. Это помощник для вашего бухгалтера и экономия затрат на трудовые ресурсы.

Часто встречается ситуация, когда фирма – это офис, небольшое число офисных работников и аутсорсинговое бухгалтерское обслуживание. Счета выписываются в офисе на месте, а потом отсылаются бухгалтеру – по почте, электронно или в бумажном виде. В любом случае, бухгалтеру надо потратить своё время, чтобы ввести все эти данные в бухгалтерскую программу.

Возможен и другой сценарий – с бухгалтером заключен трудовой договор, он постоянно находится в офисе, где и выполняет свои обязанности. Какой тогда смысл использовать SYS7?

С SYS7 бухгалтеру не надо постоянно находится в офисе. Для того чтобы создать, распечатать и разослать финансовые документы (счета-фактуры, накладные) достаточно одного человека с базовыми навыками работы на компьютере. Бухгалтер, находясь в любом месте с доступом к интернету, может проверить правильность ввода данных, а также загрузить данные в свою бухгалтерскую программу и заняться отчётами и балансом.

SYS7 «умеет» работать с документами: создавать, исправлять, рассылать (по эл.почте), печатать, сохранять как PDF, создавать учётный регистр, следить за оплатами (дебиторы), создавать оборотные ведомости и сверочные акты.

С помощью SYS7 вы можете оптимизировать свои траты на услуги бухгалтера и делопроизводителя. Бухгалтер получит выгрузку данных из системы и загрузит их в бухгалтерскую программу, чтобы вести синтетический учёт. Менеджеры сами подготовят счета, распечатают их или отправят клиентам по электронной почте одним щелчком мышки.

При создании SYS7 мы придерживались принципа «меньше и быстрее», что означает «меньше ручной работы – быстрее результат».

Счета-фактуры и накладные управляются из финансового модуля. Он также связан со складским модулем.

Что в финансовом модуле?

• Создание и редактирование счетов-фактур, авансовых счетов и накладных. При создании нового счёта (или редактировании старого) можно выбрать шаблон, как он будет выглядеть – например, один вид для иностранных клиентов, другой – для внутреннего рынка. Шаблоны создаются в модуле документов.
• Реестр финансовых документов. Можно сделать выборку докуметов по дате, названию или регистрационному номеру партнёра, оплачено/не оплачено, вид документа (товарно-транспортные накладные, внутренние товарные накладные, авансовые счета) и т.д.
• Прямо из реестра можно отправить счёт клиенту на эл. почту (и посмотреть, когда отправляли), увидеть срок оплаты и статус (оплачен/не оплачен/оплата задержана), сумму (без НДС/ отдельно НДС/с НДС), скачать документ в формате PDF.
• Как финансы, так и склад управляются через финансовый модуль. Входящие накладные увеличивают количество товара на складе, исходящие – уменьшают. Входящие счета уменьшают остаток средств, исходящие – увеличивают.

Чтобы ознакомиться с системой поближе, запишитесь на тестирование.

Автогенератор счетов

Автогенератов счетов предназначен для автоматизации выставления регулярных счетов.

Например, вы предоставляете хостинговые услуги. Есть клиенты, которые платят вам каждый месяц, а также клиенты, которые платят поквартально, раз в полгода или оплачивают весь год целиком. Как тут не запутаться и не пропустить срок выставления счёта!

Именно для решения этой проблемы и существует наш автогенератор счетов.

Этот модуль связывает модуль клиентов и финансовый модуль. Он входит в базовый комплект.

Складской модуль

Товары, категории товаров, структура товара, производители.

Этот модуль – идеальный инструмент для создания каталога товаров как для складского учёта, так и для администрирования домашней страницы. Если на предприятии есть товары, инвентарь и другие материальные ценности, которые надо учитывать, то необходим каталог, с помощью которого можно вести учёт всего этого богатства.

Отвечая запросам наших клиентов, простенький каталог товаров постепенно оброс дополнительными функциями и превратился в незаменимого помощника для учёта и торговли в реальной жизни и в интернете.

Что в модуле товаров?

Основа товарного модуля – каталог товаров со всеми связанными с товарами данными:

• номенклатурный номер (код товара)
• название товара на всех необходимых языках
• категория товара:
  • коэффициент торговой наценки
  • галерея
  • название категории (с локализацией на все необходимые языки)
  • структура товара, которая необходима для полного описания (напр., цвет и размер)
• производитель товара:
  • название
  • логотип
  • домашняя страница
  • галерея
• единицы измерения
• входящая цена
• исходящая цена
• цена в интернет-магазине
• акционная цена
• штрих-код
• код места хранения товара
• галерея изображений товара
• описание товара на нескольких языках
• возможность отмечать даты для каждого товара (т.е. товар можно не только продавать, но и сдавать в аренду)

По этой структуре данных можно видеть, что «товар» – это просто общее название для любой материальной ценности, которую можно купить, продать, сдать в аренду, сдать на склад и выдать со склада. Другими словами, товар – это любая материальная ценность, которой необходим учёт.

Каталог товаров SYS7 сделан так, чтобы было удобно исправлять информацию о товарах и вести их учёт. Например, фотографии можно добавлять прямо в форме редактирования товара, а для того, чтобы поменять цену нескольким однотипным товарам, нужно просто их отфильтровать (по производителю, названию, категории) и менять цены в полученном списке, а не заходить в каждый товар отдельно.

Для каждой категории товаров можно указать критический размер остатков – соответствующий отчёт выдаст информацию, что товар пора заказывать.

Производители

Один из главных параметров в описании товара – его производитель. Он определяет не только логотип товара, но и страну производителя, гарантийные обязательства (если продавец хочет делегировать их производителю) и другую информацию, которую по разным причинам вы хотите сохранить для своего пользования или демонстрации посетителям вашего сайта.

Информация о производителях особенно важна для тех пользователей SYS7, которые работают с конкретными поставщиками – например, оптовым торговцам. Это даёт возможность связать производителя с клиентской базой данных, чтобы он мог участвовать в финансовых потоках. Можно также сгруппировать товары по производителям и получить статистику товары каких производителей дают большую прибыль и т.д.

Модуль производителей – это не просто раздел хранения данных, но и инструмент для планирования оборота и прибыли предприятия.

Структура товара (скелет товара)

Для того, чтобы товары можно было описывать более полно, вычислять себестоимость, была разработана подсистема, которую мы назвали скелет товара. Например, если вам нужно описать мяч, можно использовать такие параметры, как диаметр, цвет, материал и т.п. Потом эти параметры можно использовать как параметры для поиска, группировки, сравнения, добавлять их в описание товара.

Скелет товара – идеальный инструмент для такой подготовки данных. Параметры можно указывать не только для отдельного товара, но и целым категориям. Например, у всех товаров есть общие свойства – вес и размер. Если эти параметры присвоить главной категории, то их унаследуют все подкатегории. Конечно, каждая подкатегория может иметь свои, только ей присущие, свойства.

При добавлении конкретного товара вам нужно будет заполнить только те поля, которые к нему относятся. То, как показывать эту информацию на сайте – это уже другой вопрос. Главное – сохранить все данные, а показывать сохранённые данные можно по-разному. Например, скорость можно показывать как стрелку спидометра, направленную на значение, введённое в поле товара «Скорость».

Использование штрих-кодов

Для того, чтобы облегчить поиск и выдачу товара на складе, можно ввести кодировку мест хранения, а для каждого товара указывать место хранения. Это облегчит также процесс инвентаризации.

Использование штрих-кодов облегчает также ввод входящих и исходящих накладных. Достаточно считать код с помощью мобильного приложения – и товар уже в накладной.

Веб-сервисы

Веб-сервисы – это дополнительный модуль, который был специально сделан для интернет-магазинов. Он позволяет загружать товары в каталог напрямую от оптовых поставщиков.

Учёт автотранспортных средств

Ещё один дополнительный модуль, который появился в SYS7 по просьбам клиентов – регистр учёта транспортных средств. Он предназначен как для учёта транспортных средств, так и для торговли автомобилями.

Делопроизводство

Одним из несомненных преимуществ SYS7 является модуль документов со специальной подсистемой шаблонов.

Делопроизводство – это неотъемлемая часть бизнеса. С документов всё начинается и ими всё заканчивается. Конечно, если документооборот на фирме небольшой, то вполне достаточно иметь Word и флешку для хранения резервной копии.

А если на предприятии есть работники с которыми заключен трудовой договор (а как же иначе?), которые уходят в отпуск (про приказ не забыли?) или получают деньги авансом, или едут в командировку? А как же клиенты, с которыми заключены договора? Случается, условия договоров меняются и тогда приходится искать их в папках, в электронной почте, на флешках... Какие-то документы хранятся на компьютере – нет, не на этом, а на домашнем или на ноуте. Ну я же точно помню, что посылал их по электронке... А это точно последняя версия???

Через год уже трудно разобраться, какая версия актуальна и почему на трёх компьютерах хранятся ПОЧТИ одинаковые документы. А через два? А если менеджер, который вёл этого клиента у вас уже не работает?

Именно поэтому в SYS7 появился уникальный модуль документов, построенный на базе шаблонов. Мы разработали специальный «язык» для шаблонов документов, с помощью которого человек даже с элементарными навыками работы на компьютере сможет создавать необходимые документы. Например, в шаблон стандартного договора с клиентом понадобится вписать только номер, дату и сумму договора. Все остальные данные – реквизиты вашей фирмы и реквизиты клиента, условия договора подставит SYS7.
После этого документ можно сохранить в формате PDF или TXT и отослать клиенту.

Вы всегда, находясь в любой точке мира, можете увидеть последнюю версию и историю изменений документа, создать новый документ или внести изменения в существующий.

Решён также вопрос и с возможностью изменений в документе после его утверждения и подписания.

Модуль документов используется во всей системе – и в финансовом модуле, и в модуле отчётов и даже в модуле управления сайтом.

Анализ данных и отчёты

Модуль отчётов и аналитики предназначен для руководителей. Он позволяет оперативно получать информацию о результатах работы.

Вы хотите развивать предприятие, планируя доходы и расходы, но мешает беспорядок в бумагах и миллион excel-файлов? Доверьте обработку данных нам и забудьте о том, что можно что-то забыть!

Данные – это основа для всех прогнозов. Чем больше модулей используется, тем больше возможностей для сбора данных – тем более полный анализ ситуации можно сделать.

Зачем нужна статистика, анализ данных и прогноз?

Цель бизнеса – не только зарабатывать, но и развиваться. Это единственный способ быть конкурентноспособным и завоевать или отвоевать рынок. Тот, кто не развивает свой бизнес, не увеличивают оборот и прибыль, отстают от тех, кто это делает, и, в результате, не «стоит на месте», а регрессирует.

Мы создали ряд инструментов, чтобы облегчить анализ, визуализировать и отфильтровать данные, которые собираются в процессе работы.

Например, такой простой отчёт, как оборот услуг позволяет:

• посмотреть сводку товарооборота с контрагентами за определенный период
• посмотреть детализированный оборот по каждому счёту/услуге с контрагентом
• группировать оборот по периодам
• сравнивать оборот за разные периоды времени и констатировать прирост/уменьшение – как в процентах, так и в денежном выражении.

Помимо показателей, отображаемых в отчете об обороте услуг, отчет об обороте товаров также позволяет увидеть средневзвешенную цену каждого продукта (для расчета стоимости остатков на складе на конец периода).

Если вы используете привязку к отрасли к предприятию, то вам будет доступен отчёт о процентном соотношении отраслей по всем клиентам.

Для того чтобы анализировать кредиторов/дебиторов достаточно средств финансового модуля. Также есть возможность экспортировать все данные из регистра счетов в Excel. Это порадует вашего финансового директора и специалиста по маркетингу.

Здесь описаны только самые основные возможности, которые необходимы каждому предприятию. Если вам нужно что-то специализированное, то это можно оговорить при тестировании системы.

Модуль отчётов идёт рука об руку модулем шаблонов документов, который позволяет придать отчётам привлекательный вид для распечатки.

Если цифр и таблиц недостаточно и нужно показать клиенту проведённые на его территории работы, тогда вам пригодится модуль планов объектов.

Фото и другие файлы

Фотогалерея или хранилище файлов? Как показать на сайте фото товара или добавить ссылку на PDF-файл? Что такое миниатюры? Как подготовить изображение для публикации в интернете?

Что такое модуль галерей – интуитивно ясно. Но всё-таки разберём его поподробнее.

С точки зрения компьютера, фотографии, видео, word-документы – это просто файлы. Что с ними можно сделать, определяет программа, которая с ними работает.

Иногда наши клиенты спрашивают, зачем их хранить на сервере, когда можно отправить по электронной почте, передать на флешке или скинуть через мессенджер?

Дело в том, что если вы хотите использовать файл в документах, которые создаются на сервере (пример – логотип на счёте), показывать на своей домашней странице, то их надо где-то хранить. Если речь идёт об интернет-пространстве, то хранить их нужно на сервере, доступном 24/7.

Чтобы облегчить и упростить процесс использования файлов, разработан модуль галерей. Он позволяет:

• хранить файлы – любого формата и размера (в разумных пределах)
• создавать библиотеку файлов – как изображений, так и документов
• группировать файлы в галереи
• создавать группы галерей
• автоматически создавать миниатюры фотографий
• автоматически защищать изображения водяными знаками
• делать простую обработку изображений – менять размер, поворачивать на 90/180/270 градусов.

Что такое миниатюры фотографий?

В английском языке используется термин thumbnails, в латышском – sīktēli, а по-русски – миниатюры (иногда – иконки, эскизы). Это мини-изображения. Вы наверняка много раз их видели на сайтах. Например, совсем небольшие в интернет-магазинах в общем каталоге фото товаров. Когда кликаешь на товар – фото уже побольше (миниатюра другого размера). И только после клика на неё, если повезёт, можно увидеть фотографию оригинального размера и рассмотреть детали.

Зачем использовать миниатюры? Казалось, можно и оригинальную фотографию использовать – просто сжимать её до нужного размера? Сайты, разработчики которых придерживаются этой точки зрения, встречаются всё реже, потому что загружаются намного дольше.

Что такое водяные знаки и для чего они нужны?

Если посмотреть на денежную банкноту на просвет, то можно увидеть символы, которые не видны в нормальной ситуации. Они называются водяными знаками и служат для защиты от подделки.

Водяные знаки в SYS7 служат для той же цели. Если на вашем сайте есть фотографии, которые вы не хотели бы видеть на чужих сайтах, на них можно наложить водяной знак в виде полупрозрачного логотипа. Если кто-нибудь захочет позаимствовать изображение с вашего сайта, то сразу будет видно, откуда он его взял.

Наши клиенты очень ценят эту возможность, так как качественные фото – это существенные вложения, и будет обидно вкладывать деньги в фотографии, которые ваши конкуренты легко могут использовать на своих сайтах.

Файлы или изображения?

Если нас спрашивают, можно ли на сайт добавить документ для скачивания, мы отвечаем – да!

Так как изображение (фотография) – это файл, единственное отличие от других файлов заключается в том, что он по сути – картинка. Но документы (DOCX или PDF), excel-файлы, видео или архивы файлов – это тоже файлы. Любой из них можно загрузить в галерею SYS7.

Для того чтобы потом показать эти файлы на сайте в виде галереи картинок, миниатюры или ссылки на документ, вам не надо знать ни HTML, ни PHP, ни JavaScript. Нужно только поставить галочку в нужном месте.

База данных работников

Ваше предприятие оказывает услуги? Вызов к клиенту оплачивается отдельно? Тогда модуль работников вам необходим.

• Каждая услуга, которая продаётся, может быть привязана к работнику (мастеру).
• К работнику можно привязать не только услугу, но и объект (клиента).
• Управление сотрудниками соответственно ведётся через базу данных работников.

Таким образом в SYS7 формируется цепочка: услуга – мастер – клиент.

В результате получить данные и проанализировать их можно не только по прямым связям (например, каких клиентов обслуживает мастер), но и более продвинутые – например, общее количество времени, затраченное одним мастером для оказания конкретной услуги по одному или нескольким клиентам. Можно увидеть, какие услуги приносят больший доход, сколько времени мастер тратит по сравнению с другими мастерами...

Отчётов можно придумать тысячу, когда данные грамотно сохранены и программисты умеют этими данными пользоваться.

Основные разделы модуля работников:

• Личные данные сотрудника (в т.ч. срок действия его документов)
• Данные о зарплате и/или часовой ставке
• Возможность выборки работников по фильтру (активные/неактивные, по клиентам, и т.д.)
• Календарь посещений объектов
• Календарь внеочередных вызовов

Внеочередные вызовы бывают двух типов: либо клиент делает вызов через сервисный сайт, либо вызов принимается в офисе – по телефону. Все вызовы приходят соответствующему работнику в мобильное приложение, и он самостоятельно решает, когда посетить объект, исходя из условий договора, которые отображаются в мобильном приложении.

Мобильное приложение для работников

Наши клиенты получают не только удобную систему для управления персоналом, вызовами и инвентарём персонала, но и отдельную систему онлайн-контактов и слежения за выполнением работ для клиентов, а также мобильное приложение для сотрудников, где они могут отмечать проделанные работы, видеть предстоящие работы, делать пометки о расходных материалах и заказывать материалы.

Планировки объектов

Планировки объектов – это удобный инструмент для визуализации хода работ на территории вашего клиента, размещения оборудования и материалов у клиента и для презентации вашему клиенту выполненных работ.

У этого модуля несколько задач:

• визуализация объёма и площади работ
• визуализация процесса исполнения работ
• визуализация местонахождения инвентаря на территории клиента
• планирование хода работ

У наших клиентов есть возможность загузить в систему топографические планы, карты и «точки». «Точки» размещаются на плане и могут обозначать разные действия. Например, для фирмы по контролю вредителей, «точка» может обозначать установленную ловушку, а данные – количество пойманных в неё грызунов.

Модуль «Планировки объектов» может быть адаптирован к любому бизнес-сектору, где используются планы объектов или любые другие изображения, на которых могут быть размещены значки-«точки». В «точки» можно вводить данные – как для статистики, так и для анализа.

Подсистема планов объектов очень гибкая и позволит любой компании адаптироваться к инновациям IT-индустрии в своей компании.

Если у вас есть идеи по развитию вашей компании в направлении ИТ в эпоху комплексной цифровизации, мы будем рады их выслушать и помочь реализовать.

Регистр транспортных средств

Этот модуль разработан, чтобы облегчить учёт транспортных средств – важной части основных средств предприятия.

Каждое транспортное средство можно закрепить за конкретным работником фирмы. Это позволяет вести учет километража, расхода топлива, фиксировать маршруты, автоматически выписывать путевые листы. Кроме того, это позволяет лучше контролировать работу сотрудников.

При добавлении транспортного средства в регистр указываются все основные параметры – производитель, модель, год выпуска, объём двигателя, вид топлива и т.д.

Модуль транспортных средств наши клиенты используют не только для учёта автопарка фирмы, но и для торговли машинами.

Сайт предприятия

Всё для вашего сайта и не только: ERP+CRM+CMS. ERP – управление ресурсами предприятия, CRM – работа с клиентами, CMS – администрирование сайта.

Сегодняшний бизнес трудно представить без домашней страницы – сайта предприятия. Всемирный карантин заставил даже самых верных приверженцев старой школы обзавестись хотя бы бесплатным сайтом. Ну а те, кто давно оценил возможности интернета, регулярно развивают и обновляют свои представительства во всемирной паутине.

В SYS7 web-модуль появился уже в самой первой версии. Наши клиенты получают современный сайт, оптимизированный для поисковиков, с бесплатным сертификатом безопасности (https) и контактной формой.

Модули, которые потребуются для управлении веб-сайтом:

• база данных клиентов, если на сайте предусмотрена авторизация пользователя
• каталог товаров и складской модуль – для интернет-магазина
• финансовый модуль, чтобы автоматически создать и отправить клиенту счёт за заказанную услугу/товар
• модуль галерей изображений и документов.

Этот список можно продолжить, но тенденция уже видна. Домашняя страница предприятия позволяет более эффективно использовать те данные, который уже есть в системе.

По отзывам наших клиентов, скорость работы нашей панели управления сайтом и скорость загрузки сайта выше всяких похвал. Даже интернет-магазины с десятками тысяч наименований товара загружаются так быстро, как будто этих товаров меньше сотни.

Мы приняли для себя стандарт, что если на сайте есть страница, которая загружается дольше трёх секунд – это уже не сайт, и его надо переписывать, а страница, которая загружаетя одну секунду - медленная и требует оптимизации.

Если вам нужен сайт или вы думаете над улучшением функционала, оптимизации кода или разработке мобильного приложения - обращайтесь к нам. Гарантируем качество, безопасность и свежие технологии.

Создание сайта – это дополнительная услуга. Но для клиентов SYS7 действуют особые скидки.