Одним из несомненных преимуществ SYS7 является модуль документов со специальной подсистемой шаблонов.
Делопроизводство – это неотъемлемая часть бизнеса. С документов всё начинается и ими всё заканчивается. Конечно, если документооборот на фирме небольшой, то вполне достаточно иметь Word и флешку для хранения резервной копии.
А если на предприятии есть работники с которыми заключен трудовой договор (а как же иначе?), которые уходят в отпуск (про приказ не забыли?) или получают деньги авансом, или едут в командировку? А как же клиенты, с которыми заключены договора? Случается, условия договоров меняются и тогда приходится искать их в папках, в электронной почте, на флешках... Какие-то документы хранятся на компьютере – нет, не на этом, а на домашнем или на ноуте. Ну я же точно помню, что посылал их по электронке... А это точно последняя версия???
Через год уже трудно разобраться, какая версия актуальна и почему на трёх компьютерах хранятся ПОЧТИ одинаковые документы. А через два? А если менеджер, который вёл этого клиента у вас уже не работает?
Именно поэтому в SYS7 появился уникальный модуль документов, построенный на базе шаблонов. Мы разработали специальный «язык» для шаблонов документов, с помощью которого человек даже с элементарными навыками работы на компьютере сможет создавать необходимые документы. Например, в шаблон стандартного договора с клиентом понадобится вписать только номер, дату и сумму договора. Все остальные данные – реквизиты вашей фирмы и реквизиты клиента, условия договора подставит SYS7.
После этого документ можно сохранить в формате PDF или TXT и отослать клиенту.
Вы всегда, находясь в любой точке мира, можете увидеть последнюю версию и историю изменений документа, создать новый документ или внести изменения в существующий.
Решён также вопрос и с возможностью изменений в документе после его утверждения и подписания.
Модуль документов используется во всей системе – и в финансовом модуле, и в модуле отчётов и даже в модуле управления сайтом.